Opérateur(trice) de Saisie / Administrateur Achats


Job Details

Opérateur(trice) de Saisie / Administrateur Achats

Greater Montreal Area, Quebec

02/07/2019

37250

Direct Placement

Job Description



Région : Région métropolitaine de Montréal (RMM)

Type d’emploi :  Temps plein

Cote de sécurité :  autorisation de sécurité supérieure

Numéro de référence : 37250 - AG

 

 

EXTRAVISION est une société canadienne privée dont le siège social se trouve à Trois-Rivières (Québec), au Canada. L’entreprise dispose également de points de service dans les régions métropolitaines de Montréal et de Toronto.

 

Extravision se spécialise dans la mise au point, la conception et l’intégration de technologies de sécurité. Toutefois, son expertise dans ce domaine va au-delà du matériel de sécurité. Notre approche intégrée de gestion de la sécurité repose sur notre vaste expertise, et tire parti de nos connaissances, de nos compétences en analyse et de notre savoir-faire pour offrir les moyens de sécurité les plus efficaces et les plus optimisés qui soient.

 

Les conceptions de sécurité d’Extravision protègent certains des emplacements les plus stratégiques au Canada.

 

Nous sommes actuellement à la recherche d’un Opérateur(trice) de Saisie / Administrateur Achats pour l’un de nos postes à Montrèal

 

Le commis à la saisie des commandes/commis aux achats relève du directeur, prestation de services, et travaille sous la supervision étroite du gestionnaire de la prestation des services techniques. Il est responsable de l’examen et de la saisie exacte des bons de commande des clients dans le logiciel de planification des ressources de l’entreprise (PRE) d’Extravision et travaille en collaboration étroite avec le Bureau de gestion de projet et la prestation de services de l’entreprise pour assurer l’exactitude des bons de commande des clients et le traitement en temps opportun. Après la saisie de la commande dans le logiciel de PRE, le commis est responsable de la coordination des activités d’achat avec le Bureau de gestion de projet ou la prestation de services.

Le titulaire du poste participera à diverses tâches liées à la prestation de services afin d’assurer le bon fonctionnement et l’efficacité du service.

Responsabilités

  • Le commis à la saisie des commandes sera le premier point de contact à la succursale. Il doit notamment offrir du soutien administratif à l’ensemble de la succursale tout en simplifiant les opérations de bureau.
  • Il doit obtenir, analyser et vérifier l’exactitude des renseignements figurant sur le bon de commande du client en temps opportun, en collaboration avec le gestionnaire de la prestation des services techniques.
  • S’il s’agit d’un nouveau client d’Extravision, s’assurer que les documents appropriés sont remplis pour créer le client dans le logiciel de PRE.
  • Faire un suivi auprès du Bureau de gestion de projet, au besoin, pour s’assurer que les renseignements relatifs à une commande sont bien documentés dans le logiciel de PRE. 
  • Traiter rapidement et efficacement les commandes au moyen des outils de suivi appropriés.
  • Examiner les nouveaux produits et les numéros de pièce avec le gestionnaire de la prestation des services techniques pour s’assurer que les données, y compris la dénomination et les coûts, sont saisies avec exactitude dans le logiciel de PRE.
  • Le titulaire du poste est responsable de la création et de la distribution des bons de commande de produits aux fournisseurs et aux fabricants approuvés pour les projets et les services tels que prévus et approuvés par le Bureau de gestion de projet ou la prestation de services. 
  • Aider le service des finances d’ETS en accomplissant des tâches administratives comme l’examen des factures des fournisseurs et la répartition des coûts en fonction des exigences opérationnelles.
  • Répondre aux attentes en matière de quantité de travail de qualité.
  • Initiation et formation pratique relatives aux systèmes administratifs et de PRE d’Extravision
  • Responsabilités en matière d’expédition et de réception et suivi des stocks, y compris les autorisations de retour de marchandise (RMA) et les actifs prêtés pour la succursale.

Qualités et comportements

  • Contribuer à un environnement de travail positif pour tous les membres de l’équipe par le respect, l’honnêteté, l’engagement, la croissance, l’équilibre, l’ouverture d’esprit, l’humilité, l’authenticité et la communication ouverte.
  • Capacité à transmettre les renseignements de manière efficace et efficiente.
  • Solides compétences en gestion du temps et capacité à exécuter plusieurs tâches à la fois et à composer avec des priorités changeantes et des interruptions fréquentes.
  • Capacité à résoudre les problèmes rapidement.
  • Solides compétences en analyse et résolution de problèmes et capacité à travailler de façon autonome.
  • Doit aimer interagir avec les membres de l’équipe et être en mesure de gérer efficacement les conflits.
  • Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer de nombreux projets à la fois.
  • Connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word).
  • Bonnes aptitudes en communication écrite et orale.
  • Expérience d’un logiciel de PRE (Servicentre de préférence).
  • Permis de conduire valide avec bon dossier de conduite. Effectuer à l’occasion des cueillettes et des livraisons.
  • Grande motivation et grand sens de l’initiative.
  • Capacité à soulever des charges allant jusqu’à 50 lb.

 

Exigences (expérience/compétences/cote de sécurité)

  • Expérience : Au moins deux à trois ans d’expérience dans un milieu de travail similaire.
  • Langue : Bilinguisme obligatoire
  • Cote de sécurité : Le candidat doit être en mesure d’obtenir au moins la cote de sécurité « Secret » de TPSGC.
  • Au moins un diplôme de deux ans d’un collège ou d’une université reconnu ou au moins deux à trois ans d’expérience de travail dans un milieu de travail similaire

 

 

 

Region: National Capital Region

Employment Type: Permanent Full-Time

Security Clearance: Enhanced Reliability

Language Requirements: English (French nice to have)

Job Reference Number: 37250 - AG 

 

Project Description:

EXTRAVISION is a privately owned Canadian company whose head office is in Trois-Rivières (Quebec, Canada). The company also has service points in the metropolitan areas of Montreal and Toronto.

Extravision specializes in the development, design and integration of security technologies. However, our expertise in this field goes beyond security equipment. Our integrated security management approach relies on our extensive expertise, capitalizing on our knowledge, analytical skills and know-how to provide the most effective and optimized means of security.

Extravision’s security designs protect some of the most strategic sites in Canada.

We are currently looking an Order Entry Clerk / Purchasing Administrator for one of our opportunities in the Trois Rivières location

 

Responsibilities:

  • The Order Entry Clerk will be first point of contact at the Branch. Duties include offering administrative support across the Branch while streamlining office operations.
  • Obtains, analyzes and verifies the accuracy of the Customer Purchase Order information in a timely manner in conjunction with the Technical Delivery Manager.
  • Initiates follow-up to the Project Management Office when required to ensure the order information is properly documented in the ERP. 
  • Timely and efficient order processing using appropriate tracking tools.
  • Reviews new products and part numbers with the Technical Delivery Manager to ensure data entry inclusive of naming and costs are entered accurately into ERP.
  • Responsible for the creation and distribution of the product purchase orders to approved vendors / manufacturers for projects and service as planned and approved by the Project Management Office or Service Delivery. 
  • Supports EST Finance with administrative tasks such as vendor invoice review and allocation of costs based on business requirements.
  • Introduction and hands on training of Extravision ERP and Administrative systems.
  • Shipping and receiving responsibilities and tracking of inventory including RMA's and on-loan assets for Branch location.
  • Experience with ERP software (Servicentre preferred).
  • Valid driver's license with good driving record. Occasional pick up/deliveries.

 

Requirements (experience/skills/clearance):

  • Experience: Minimum 2-3 years working in similar job environment.
  • Security Clearance: Candidate to be able to be PWGSC Secret Cleared at a minimum.
  • Minimum of two-year diploma from an accredited college/university and /or minimum 2-3 years working in similar job environment

 

Additional Comments:

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Accommodations are available on request for candidates taking part in all aspects of the selection process. If accommodation is required, it is requested that you contact ADGA’s Accessibility Officer.

 


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